Activitatea notarială electronică: Cetăţenii nu vor mai fi nevoiţi să se deplaseze fizic la notar, în anumite situații

Activitatea notarială electronică. Guvernul a aprobat, joi, un proiect de lege privind activitatea notarială electronică. Prin intermediul unei platforme denumită Top-not, notarii vor putea legaliza documente și în variantă digitală care să aibă aceeași valoare ca și documentele pe hârtie.

În plus, în anumite situații nu va mai fi nevoie de prezența fizică a cetățenilor la cabinetele notariale. Noile măsuri ar urma să fie aplicate din anul 2026. 

Proiectul a fost iniţiat de Ministerul Justiţiei, Ministerul Cercetării, Inovării şi Digitalizării şi Autoritatea pentru Digitalizarea României.

„Toate actele şi procedurile notariale electronice vor fi integrate într-o singură platformă IT, denumită Top-not, gestionată de Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România”, a scris ministrul Digitalizării, Bogdan Ivan, pe Facebook.

„Cetăţenii nu vor mai fi nevoiţi să se deplaseze fizic la un birou notarial în situaţia în care actele şi procedurile notariale de care au nevoie vor putea fi îndeplinite fără prezenţă fizică”, a explicat ministrul Justiției, Alina Gorghiu.

Potrivit acesteia, printre beneficiile proiectului se află şi sume economisite pentru cei care apelează la serviciile notarilor publici, prin eliminarea costurilor de multiplicare ori legalizare a înscrisurilor, precum şi degrevarea sarcinilor şi înlăturarea muncii manuale a notarilor publici şi a personalului auxiliar din cadrul birourilor notariale.

Proiectul de lege aduce multiple beneficii pentru profesia de notar public, prin modernizarea și eficientizarea activității acestei profesii, și pentru mediul de afaceri național și internațional, permițând accesul simplificat și rapid la serviciile notariale, eliminând obstacolele distanței fizice și oferind o modalitate sigură de stocare și administrare a documentelor notariale. Actele și documentațiile întocmite în formă electronică vor fi administrate în condiții de securitate, păstrând confidențialitatea și integritatea informațiilor, cu respectarea secretului profesional.

Activitatea notarială electronică. Ce reprezintă actul notarial în formă electronică

Potrivit proiectului, actul notarial în formă electronică, purtând semnătura electronică calificată a notarului public, precum și sigiliul electronic calificat al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, aplicat de platforma Top-not, va fi de autoritate publică și va produce aceleași efecte juridice ca același act notarial întocmit pe suport hârtie.

Notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică vor avea obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

Pentru îndeplinirea unui act sau a unei proceduri notariale în formă electronică, părțile vor sesiza notarul public printr-o cerere semnată cu semnătură electronică calificată.

Cererea și documentația necesară îndeplinirii unui act sau proceduri notariale în formă electronică pot fi înaintate notarului public și pe suport hârtie. În acest caz, ele vor fi convertite în format digital și semnate de notarul public cu semnătură electronică calificată, în vederea încărcării în platforma Top-not, ca parte a documentației care a stat la baza actului sau procedurii îndeplinite și păstrate în arhiva electronică notarială, conform nomenclatorului arhivistic notarial.

Actele sau procedurile notariale vor putea fi îndeplinite în formă electronică numai la sediul profesional al notarului public, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează actul cu semnătură electronică calificată.

La cererea părților, poate fi întocmit în formă electronică orice act notarial prevăzut de lege, cu respectarea normelor de competență teritorială.

Ce proceduri notariale se vor putea îndeplini în formă electronică

Potrivit proiectului aprobat de Guvern, notarul public va putea îndeplini în formă electronică, fără prezența fizică a solicitantului, următoarele acte și proceduri notariale:

• consultații juridice scrise cu caracter notarial;
• primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
• darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
• legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică.

De asemenea, va putea fi îndeplinită în formă electronică, fără prezența fizică a solicitantului, și încheierea de îndreptare a erorilor materiale și, după caz, de completare a omisiunilor vădite privind anumite acte și proceduri notariale, respectiv darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică și legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică.

Activitatea notarială electronică: Operațiuni prin mijloace electronice, în procedura succesorală

În procedura succesorală notarială vor putea fi îndeplinite, prin mijloace electronice, fără prezența fizică a părților, următoarele operațiuni:

• transmiterea cererii privind deschiderea procedurii, însoțită de certificatul de deces în formă electronică;
• transmiterea cererii de amânare și comunicarea noului termen stabilit;
• transmiterea cererilor de repunere pe rol a unui dosar succesoral;
• transmiterea cererilor privind suspendarea procedurii succesorale;
• transmiterea cererilor de inventariere a bunurilor ce au aparținut defunctului și a celor pentru punerea de sigilii;
• transmiterea cererilor privind îndreptarea sau completarea actelor care prezintă erori materiale sau omisiuni vădite;
• transmiterea către notarul public a altor cereri, însoțite, după caz, de documentația aferentă, în vederea îndeplinirii acestei proceduri.

În procedura autentificării înscrisurilor, vor putea fi îndeplinite, prin mijloace electronice, fără prezența fizică a părților, următoarele operațiuni:

• transmiterea cererii de îndeplinire a procedurii;
• verificările și comunicările în/către registrele publice, după caz;
• transmiterea documentelor necesare în formă electronică;
• transmiterea cererilor privind îndreptarea sau completarea actelor care prezintă erori materiale sau omisiuni vădite;
• transmiterea către Oficiul Național al Registrului Comerțului a actelor privind societățile;
• transmiterea de către notarul public a altor cereri, însoțite, după caz, de documentația aferentă, în vederea îndeplinirii acestei proceduri.

Încheierile privind îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite dintr-un act notarial întocmit pe suport hârtie nu pot fi întocmite în formă electronică.

În exercitarea activității notariale, pot fi îndeplinite de către notarul public, prin mijloace electronice, fără prezența fizică a părților, următoarele operațiuni:

• transmiterea cererilor adresate instituțiilor și autorităților publice;
• comunicarea cererilor și a oricăror alte documente pentru efectuarea operațiunilor de publicitate imobiliară;
• solicitarea înregistrării fiscale a contribuabililor, la cererea acestora, ca urmare a îndeplinirii unor acte și proceduri notariale care necesită această operațiune;
• îndeplinirea formalităților, la solicitarea părții, în vederea exercitării dreptului de preempțiune, în cazurile prevăzute de lege;
• obținerea oricăror înscrisuri, certificate, avize și autorizații necesare întocmirii actelor și procedurilor notariale.

Eliberarea duplicatelor de pe înscrisurile notariale în altă formă decât cea în care au fost întocmite

La cererea oricăreia dintre părți, a succesorilor acestora, a reprezentantului legal sau convențional, precum și a oricărei persoane care justifică un drept sau un interes legitim, notarul public va putea elibera un duplicat în formă electronică al unui act notarial original pe suport hârtie aflat în arhiva sa, denumit E-duplicat. În cazul în care calitatea de notar public a încetat, iar arhiva acestuia este preluată de către Camera Notarilor Publici, E-duplicatul se eliberează de către un alt notar public desemnat de Președintele Colegiului director al Camerei, indiferent de data întocmirii acestui act.

La cererea oricăreia dintre persoanele menționate anterior, notarul public care a întocmit actul poate elibera un duplicat pe suport hârtie al unui act notarial original în formă electronică, aflat în arhiva Top-not, denumit A-duplicat. În cazul în care notarul public nu mai este în funcție, iar arhiva acestuia este preluată de către Camera Notarilor Publici, A-duplicatul se eliberează de către un alt notar public desemnat de Președintele Colegiului director al Camerei, indiferent de data întocmirii acestui act.

În textul duplicatului se reproduc cuvânt cu cuvânt atât cuprinsul înscrisului original, cât şi cel al încheierii prin care s-a încuviințat întocmirea acestuia. În locul semnăturii originale se menționează numele de familie şi prenumele fiecărui semnatar.

Duplicatul va avea aceeași forță probantă ca înscrisul original.

Pe prima pagină a duplicatului eliberat se va face mențiunea E-duplicat sau A-duplicat, după caz.

Emiterea copiei legalizate de pe înscrisuri într-o altă formă decât cea în care acestea au fost întocmite

Notarul public va elibera copii legalizate în formă electronică numai de pe înscrisurile originale pe suport hârtie prezentate de părți.

Se vor putea legaliza copii electronice atât de pe un înscris original pe suport hârtie în întregime, cât şi de pe părţi determinate ale acestuia, după confruntarea copiei electronice cu originalul. Copia electronică în extras cuprinde și elementele esențiale ale înscrisului şi nu poate denatura înţelesul şi conținutul înscrisului.

Notarul public va elibera copii legalizate pe suport hârtie ale actelor originale în formă electronică, după confruntarea copiei pe suport hârtie cu originalul în formă electronică.

Se vor putea legaliza copii pe suport hârtie numai de pe un înscris original în formă electronică în întregime.

Potrivit proiectului, legea va intra în vigoare în termen de 1 an și 6 luni de la data publicării acesteia în Monitorul Oficial al României.