Primăria Blaj pregătește implementarea unor tehnologii de Inteligență Artificială (AI) și Robotic Process Automation (RPA), în cadrul unui proiect destinat digitalizării administrației publice locale.

Potrivit caietului de sarcini, obiectivul proiectului este modernizarea activității administrative, optimizarea proceselor interne și îmbunătățirea interacțiunii dintre administrația locală, cetățeni și mediul de afaceri.

Primăria Blaj a lansat pe 29 septembrie, în platforma SEAP, o licitație pentru achiziția de servicii de implementare software RPA - Robotic Process Automation şi AI.

Publicitate

Valoarea totală a achiziției este estimată la 1.875.496,11 lei, fără TVA.

Proiectul este inclus în inițiativa „Comunități digitale pentru o regiune inteligentă – soluții digitale”, iar documentația prevede utilizarea unor soluții informatice moderne pentru preluarea, procesarea, analiza și difuzarea datelor, precum și pentru automatizarea fluxurilor de lucru.

Automatizarea unor procese din Primăria Blaj

Conform caietului de sarcini, la nivelul Municipiului Blaj nu există în prezent soluții de tip RPA și/sau AI utilizate operațional pentru automatizarea proceselor administrative, financiare, documentare sau de relaționare cu cetățenii.

Publicitate
Legal for YOUth Teads 300x250

Activitățile curente sunt realizate în mare parte prin intervenție umană directă, cu ajutorul aplicațiilor informatice existente, documentelor electronice, fișierelor de lucru și comunicării prin e-mail, ceea ce presupune un volum important de operațiuni repetitive și manuale.

Printre sistemele utilizate în prezent se regăsesc platforma Forexe, programul de contabilitate SICO Web, aplicația SIMTAX, software-ul de registratură și aplicațiile din pachetul Microsoft Office.

Publicitate

Documentația prevede că automatizarea proceselor care implică Forexe, SICO Web, SIMTAX și software-ul de registratură se poate realiza inclusiv prin interacțiune la nivelul interfeței grafice. În situațiile în care furnizorii acestor aplicații pun la dispoziție API-uri, acestea vor fi utilizate cu prioritate.

17 soluții RPA și AI prevăzute în proiect

Caietul de sarcini include o listă nominală cu 17 soluții RPA și AI, distribuite în mai multe domenii de activitate ale administrației locale.

Acestea vizează:

  • Contabilitatea – descărcarea și înregistrarea facturilor electronice, procesarea extraselor de cont, procesarea plăților prin Trezorerie, generarea ordonanțărilor și angajamentelor de plată, defalcarea facturilor de utilități și adăugarea veniturilor în aplicațiile de contabilitate;
  • Secretariatul General – generarea și procesarea documentelor oficiale și încărcarea acestora în platforma municipalității, registrul local și Monitorul Oficial Local;
  • Registratura – un sistem de management automat al documentelor și e-mailurilor, bazat pe AI și integrat cu software-ul existent;
  • Investițiile – monitorizarea notificărilor din platforme publice, urmărirea termenelor și etapelor proiectelor, generarea unor secțiuni din cereri de finanțare cu ajutorul AI și compararea ofertelor financiare cu situațiile de lucrări;
  • Asistent virtual AI – pentru cetățeni și întreprinderi;
  • Achizițiile publice – monitorizarea duratei de execuție a contractelor, compararea devizelor cu listele de cantități și gestionarea termenelor din SEAP, cu notificarea automată a responsabililor.
Publicitate

Un asistent virtual AI pentru cetățeni și companii

Caietul de sarcini prevede integrarea unui asistent virtual bazat pe Inteligență Artificială pe site-ul Municipiului Blaj.

Potrivit documentației, acesta ar trebui să ofere acces non-stop la informații publice și să răspundă automat întrebărilor referitoare la programul instituției, taxe și impozite, documentele necesare pentru diverse proceduri și alte informații de interes public.

Sistemul este prevăzut și cu funcții de asistență pentru completarea formularelor și cererilor, precum și cu facilități destinate companiilor, inclusiv informații privind licențele, autorizațiile, obligațiile fiscale și calendarul termenelor pentru taxe și impozite.

Documentația include și cerințe de accesibilitate, precum funcții de tip text-to-speech și elemente de interfață destinate utilizatorilor cu nevoi speciale.

Inteligența Artificială, utilizată pentru managementul documentelor

Proiectul include și un sistem AI destinat gestionării documentelor.

Conform caietului de sarcini, sistemul va putea colecta documente din surse precum e-mailuri, scanări și fișiere digitale și le va putea organiza automat în funcție de criterii precum data, expeditorul sau tipul documentului.

Publicitate

Este prevăzută și clasificarea și indexarea documentelor în funcție de conținut, precum și redenumirea și arhivarea acestora într-o structură prestabilită, pentru facilitarea căutării și gestionării informațiilor.

Cerința se referă la documente cu text dactilografiat sau nativ digital, în limba română. Recunoașterea scrisului de mână nu este solicitată ca funcționalitate obligatorie; documentele olografe vor putea fi preluate ca imagini și direcționate spre validare umană.

Pentru angajații instituției, documentația prevede și posibilitatea căutării documentelor indexate prin intermediul unui asistent virtual intern, cu interfață de tip chat.

Roboții software vor monitoriza termene, documente și platforme publice

Tehnologia RPA este prevăzută pentru automatizarea unor activități repetitive din mai multe departamente.

Printre exemplele menționate în documentație se numără descărcarea automată a facturilor, procesarea extraselor de cont și a plăților, generarea documentelor oficiale și încărcarea automată a acestora în registrele și platformele administrației.

Publicitate

RPA este prevăzut și pentru monitorizarea termenelor contractelor de achiziții și investiții și transmiterea automată a notificărilor către persoanele responsabile înaintea termenelor-limită.

Documentația menționează, de asemenea, verificarea platformelor MySMIS, PNRR și SEAP pentru identificarea notificărilor noi legate de proiecte și achiziții publice. Accesul se poate realiza prin API oficial, export de date sau automatizare la nivelul interfeței grafice, în funcție de posibilitățile platformelor.

Ce beneficii sunt anticipate prin proiect

Beneficiile prezentate în caietul de sarcini trebuie privite ca obiective și rezultate anticipate ale proiectului, nu ca efecte deja obținute.

Documentația menționează printre rezultatele urmărite:

  • îmbunătățirea accesibilității serviciilor pentru cetățeni și întreprinderi;
  • eficientizarea operațiunilor administrative prin RPA;
  • automatizarea fluxului de gestionare a documentelor cu AI;
  • monitorizarea și notificarea automată pentru proiecte și achiziții;
  • colectarea și analiza responsabilă a datelor pentru fundamentarea deciziilor.

Potrivit documentului, optimizarea resurselor administrative ar urma să permită angajaților să se concentreze într-o măsură mai mare pe activități cu valoare adăugată și să reducă timpul alocat sarcinilor repetitive.

Publicitate

Digitalizarea Primăriei Blaj, de la procese manuale la fluxuri automatizate

Prin această achiziție, Municipiul Blaj urmărește introducerea unor soluții digitale pentru contabilitate, registratură, achiziții, investiții și relația cu cetățenii.

Obiectivul declarat în documentație este creșterea eficienței operaționale, facilitarea accesului la servicii publice pentru cetățeni și întreprinderi și sprijinirea luării deciziilor pe baza unor date actualizate și precise.

În cazul în care procedura va fi finalizată și soluțiile vor fi implementate conform cerințelor din caietul de sarcini, o parte dintre activitățile care presupun în prezent operațiuni manuale și repetitive ar urma să fie automatizate prin tehnologii RPA, Inteligență Artificială și instrumente de management digital.