Primăria Blaj vrea să reducă birocrația: 170.000 de dosare din arhivă vor fi digitalizate. Cât va costa noua arhivă digitală

Primăria Blaj va digitaliza aproximativ 170.000 de dosare din arhivă, pentru a crea o arhivă de copii electronice fidele ale documentelor care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului. Retro-digitalizarea documentelor va asigura totodată protecția documentelor originale, prin eliminarea sau reducerea consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original.

Totodată se va elimina costul de copiere a documentelor în procesul de consultare și se va asigura gestionarea accesului la documentele arhivate electronic. Administrarea documentelor retro-digitalizate se va putea face prin interfața unui modul de arhivă electronică.

Primăria Blaj a lansat joi, 1 noiembrie, în Sistemul Electronic de Achiziții Publice o licitație pentru achiziția de servicii de digitalizare a documentelor din arhivă, în cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administrație publică inteligentă și participativă”.

Valoarea totală estimată este de 800.900 de lei, fără TVA.

În acest moment, Primăria Blaj are în derulare proiectul finanțat prin POCA „Municipiul Blaj – Administrație publică eficientă – etapa a II-a” (inițiat în anul 2018), proiect complementar cu cel propus, ce are ca obiectiv „simplificarea procedurilor administrative, reducerea birocratiei si cresterea calitatii serviciilor oferite pentru cetățeni de către administrația publică locală a municipiului Blaj”. Proiectul prevede operationalizarea la nivelul municipiului Blaj a unor fluxuri de lucru online și care să furnizeze digital, front și back office o bună parte din serviciile furnizate cetățenilor, respectiv o platformă integrată pentru servicii electronice, o soluție de plată electronică pentru taxele colectate la bugetul local, notificări termene de plată, mecanisme urmărire grad de colectare (pentru stimularea colectării impozitelor și taxelor locale), semnătura electronică a documentelor relevante.

Obiectul contractului lansat joi în SEAP este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform Nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.

Obiectivul general la care contribuie prestarea serviciilor ce fac obiectul contractului este reducerea birocrației și creșterea calității serviciilor oferite pentru cetățeni de către administrația publică locală din Blaj prin arhivarea electronică a documentelor instituției ce prezintă valoare operațională în prezent.

Serviciile de retro-digitalizare cu indexare a documentelor din arhivă vor fi următoarele:

1. Pregătirea documentelor pentru scanare;

2. Retro-digitalizare/Scanare documente cu prelucrare electronică;

3. Indexare, atribuirea de meta-descriptori (indecşi);

4. Refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare);

5. Furnizare aplicație de arhivare electronică pentru gestiunea arhivei istorice;

6. Importul imaginilor scanate și a meta-descriptorilor asociați în aplicatia de arhivare electronică.

Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170.000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată. Estimarea documentelor este volumetrică.

Un dosar are ȋn medie 2 pag. A4 sau A3 şi 2 pag. de dimensiuni mai mari (adică 6 pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.

Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte.

Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, meta-datele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică pusă la dispoziție de către ofertant.