Raport de control al Arhivelor din Alba. Deficienţe şi sancţiuni de acordare a asistenţei de specialitate

Serviciul Judeţean Alba al Arhivelor Naţionale a transmis un raport al activităţii de control pe linie de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. Astfel, în 2011, reprezentanţii Arhivelor Naţionale au efectuat peste 40 de controale, recontroale şi controale tematice pentru verificarea unor lucrări de selecţionare. S-au constatat deficienţe în activitatea de arhivă din pricina nedesemnării de persoane responsabile pentru aceste activităţi şi a lipsei nomenclatoarelor arhivistice, a inventarelor sau a neselecţionării documentelor cu termen de păstrare expirat. Redăm comunicatul integral:

„În conformitate cu prevederile legale în vigoare, una dintre cele mai importante atribuţii ale Arhivelor Naţionale este controlul pe linie de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. În cursul anului 2011 au fost planificate 40 de controale de fond şi 40 recontroale la creatorii şi deţinătorii de arhivă din judeţ, atât instituţii publice cât şi operatori privaţi, fiind realizate 44 controale şi 41 recontroale. Acestora li se adaugă 46 controale tematice pentru verificarea unor lucrări de selecţionare.

Au fost efectuate 16 acţiuni de acordare a asistenţei de specialitate în vederea întocmirii nomenclatoarelor şi lucrărilor de selecţionare, precum şi de prelucrare arhivistică a documentelor.

Principalele deficienţe constatate au fost: nedesemnarea unei persoane responsabilă cu activitatea de arhivă, lipsa nomenclatoarelor arhivistice sau existenţa unora depăşite, lipsa inventarelor arhivistice, nepredarea la compartimentul de arhivă a dosarelor pe bază de inventare şi procese-verbale de predare-primire, neselecţionarea documentelor cu termen de păstrare expirat, etc.

La Comisia de Selecţionare au fost înregistrate 48 lucrări de selecţionare şi 47 nomenclatoare. Au fost soluţionate 43 nomenclatoare (31 confirmate, 12 respinse) şi 46 lucrări de selecţionare (26 aprobate integral, 11 aprobate parţial şi 9 respinse)”.