Viitorul administrației locale: Primăria Blaj va avea un asistent virtual, bazat pe AI, care va oferi informații cetățenilor 24/7

Administrația locală din Blaj face un pas important spre digitalizare. Primăria Blaj va implementa, pe site-ul instituției, un asistent virtual AI care va reprezenta un punct unic de contact digital între administrație și utilizatori - cetățeni, companii și alte persoane interesate de serviciile publice.

Soluţia va fi integrată într-o interfață de tip chat, accesibilă atât de pe web, cât și de pe dispozitive mobile, cu design responsive și funcționalități dedicate pentru accesibilitate, astfel încât să ofere o experiență de utilizare optimizată și incluzivă.

De asemenea, proiectul în valoare de peste 1,8 milioane de lei prevede, pe lângă soluții software bazate pe inteligență artificială și automatizarea robotică a proceselor. 

Publicitate

Primăria Blaj a lansat pe 3 august, în platforma SEAP, o licitație pentru servicii de implementare software RPA - Robotic Process Automation şi AI.

Valoarea totală a contractului este estimată la 1.875.496,11 lei, fără TVA.

Proiectul face parte din inițiativa „Comunități digitale pentru o regiune inteligentă – soluții digitale” și își propune să modernizeze atât relația primăriei cu cetățenii, cât și funcționarea internă a instituției.

Ce își propune proiectul de digitalizare

Soluțiile avute în vedere combină două tipuri de tehnologie: automatizări RPA, care funcționează în fundal fără interfață grafică, și aplicații interactive, cu interfețe dedicate pentru anumite procese.

Scopul declarat este simplificarea accesului la servicii publice, eficientizarea proceselor administrative și o gestionare mai responsabilă a datelor.

Asistentul virtual care va răspunde cetățenilor non-stop

Una dintre componentele centrale ale proiectului este un asistent virtual AI, care va fi integrat pe site-ul oficial al primăriei, sub formă de chat, accesibil atât de pe calculator, cât și de pe telefon. Printre funcțiile pe care le va oferi se numără:

• Informații publice disponibile 24/7 - program de lucru, taxe, impozite și documente necesare pentru diverse proceduri.
• Ghidare pas cu pas în completarea formularelor și a cererilor.
• Accesibilitate pentru persoane cu dizabilități, prin funcții precum text-to-speech și interfață intuitivă.
• Sprijin dedicat pentru mediul de afaceri local, cu informații despre licențe, autorizații și termene fiscale.
• Actualizare continuă, pentru a răspunde la noi tipuri de întrebări pe măsură ce apar.

Roboți software pentru contabilitate, secretariat și achiziții publice

Dincolo de interacțiunea cu publicul, o parte importantă a proiectului vizează automatizarea proceselor interne ale primăriei. Este vorba despre descărcarea și arhivarea automată a facturilor, procesarea extraselor de cont și a plăților, dar și generarea automată a unor documente oficiale, precum dispoziții și hotărâri.

Sistemul RPA va monitoriza totodată termenele din contractele de achiziții și investiții, trimițând notificări automate responsabililor înainte de fiecare termen-limită, prin sincronizare cu platformele naționale SEAP și MySMIS.

Un sistem AI care organizează singur documentele primăriei

Proiectul include și un sistem de management al documentelor bazat pe inteligență artificială, capabil să colecteze fișiere din surse diferite – e-mailuri, scanări, documente digitale – și să le organizeze automat după criterii precum data sau expeditorul.

Prin algoritmi de procesare a limbajului natural, sistemul va clasifica și indexa documentele, iar angajații vor putea căuta rapid informațiile de care au nevoie printr-un asistent virtual intern, fără cunoștințe tehnice speciale.

Monitorizare automată a proiectelor cu finanțare europeană

Nu în ultimul rând, componenta RPA a proiectului va accesa zilnic platformele MySMIS, PNRR și SEAP, pentru a verifica notificările legate de proiectele și achizițiile publice ale primăriei, extrăgând automat informațiile relevante pentru raportare.

Sistemul va trimite alerte automate pentru termenele esențiale ale proiectelor – evaluare, depunere, raportare – și va permite conectarea directă între platformele primăriei și cele naționale de finanțare și achiziții, reducând volumul de muncă manuală.