Documentele din arhiva Primăriei Sebeș vor fi digitalizate, pentru a crea arhiva electronică a instituției. Licitație, în SEAP

Primăria Sebeș va digitaliza documentele din 10.000 de unități arhivistice, adică 500 de metri liniari, pentru a crea arhiva electronică a instituției. 

Primăria Sebeș a lansat joi în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) o licitație pentru servicii de retro-digitalizare. Mai exact este vorba despre realizarea digitalizării arhivei Primăriei municipiului Sebeș în vederea îmbunătățirii capacității administrative, a calității și eficienței serviciilor publice furnizate la nivelul unității administrativ teritoriale.

Valoarea totală estimată a contractului este de 650.000 de lei, fără TVA. 

Serviciile de digitizare profesionale vor presupune îndosariere, legare, numerotare, completare date, inventariere și scanare pentru 10.000 de unități arhivistice. O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250 – 300 de file. 10.000 de unități arhivistice reprezintă 500 de metri liniari.

Activitatea de digitizare va fi realizată în conformitate cu cerințele ghidului Condiții Specifice CP 10/2018 , și anume:

– crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent

– nu vor fi digitalizate documente care fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice

– nu vor fi digitalizate documente mai vechi de 10 ani

– copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică și administrare prin interfața acesteia

Activitatea de digitizare va acoperi următoarele etape:

– arhivarea dosarelor fizice și integrarea informațiilor în baza de date

– realizarea efectivă a bazei de date (stocarea electronică a documentelor curente și arhivate, trierea, prelucrarea și prezentarea documentelor)

Achiziția serviciilor de retro-digitalizare va avea ca rezultat arhiva fizică și arhiva electronică a instituției.