NEREGULI constatate de Primăria Alba Iulia la o asociație de proprietari din municipiu. Diferență în minus la registrul de casă de peste 4.000 lei

Compartimentul Relații cu Asociațiile de Proprietari din cadrul Primăriei Municipiului Alba Iulia a verificat, în perioada 17 martie-4 aprilie, documentele financiar-contabile ale Asociației de Proprietari Nr. 36 Tolstoi. În raportul de constatare au fost evidențiate grave deficiențe cu privire la registrul de casă, cu privire la repartizarea cheltuielilor de întreținere și cu privire la fondurile asociației. 

La data de 4 aprilie, conform programării afişate în avizierele Asociaţiei, a avut loc Adunarea Generală a Asociaţiei de Proprietari Nr. 36 Tolstoi din Alba Iulia. După prezentarea în faţa celor prezenţi a Raportului de activitate al administratorului, cel al Comitetului Executiv şi cel al Comisiei de cenzori, unde, potrivit unei persoane prezente la întâlnire, „toate erau bune şi frumoase, nefiind semnalată absolut nici o neregulă din partea administratorului, a preşedintelui şi, mai ales, a cenzorului în acele rapoarte”, a urmat, la scurt timp, solicitarea unui membru proprietar, prezent în sală, de a citi un „Raport de Constatare privind rezultatele verificării situaţiei financiar-contabile şi de gestiune la Asociaţia de Proprietari nr. 36 Tolstoi”, primit de la Compartimentul de Relaţii cu Asociaţiile de Proprietari din cadrul Primăriei Alba Iulia, ca urmare a solicitării unui grup de membri proprietari ai acestei asociaţii de a face aceste verificări”. 

Astfel, în perioada 17 martie – 4 aprilie, Compartimentul Relații cu Asociațiile de Proprietari din cadrul Primăriei Municipiului Alba Iulia a verificat documentele financiar-contabile ale Asociației de Proprietari Nr. 36 Tolstoi. Perioada verificată a fost aprilie 2015, 1 octombrie 2015 – 23 martie 2016.

Potrivit raportului, au fost verificate șapte registre de casă aferente perioadei, cu documente justificative de plată anexate, șapte chitanțiere aferente lunii ianuarie 2016, listele de plată pentru lunile aprilie 2015, octombrie 2015, noiembrie 2015, decembrie 2015, ianuarie 2016, privind repartizarea cheltuielilor de întreținere, procesele verbale ale ședințelor comitetului executiv din luna aprilie 2015 până în prezent și ultimul proces verbal de verificare al cenzorului, verificare care a avut loc în luna noiembrie 2015.

În cele de mai jos sunt prezentate, sintetizat, principalele deficienţe semnalate în raport de compartimentul specializat din cadrul Primăriei:

„Asociaţia de Proprietari nr. 36 Tolstoi are angajat un administrator (cu atribuţii suplimentare de casier şi contabil), d-na ( …), în baza unui contract de muncă cu o durată de 8 ore/ zi. (…)

În urma verificării tuturor documentelor financiar-contabile aferente perioadei aprilie 2015, respectiv octombrie 2015- 23 martie 2016, am constatat următoarele:

1. cu privire la registrul de casă:

– soldul zilnic înregistrat în registrul de casă este în mod constant mai mare de 10.000 lei, ajungându-se la sold de peste 30.000 lei (ex. 30 oct. 2015 = 28.342,90 lei( …) 29 febr. 2016 = 32.606,30 lei, 23 martie 2016 = 35.219,47 lei);

S-a dispus: depunerea de urgenţă a numerarului din casierie în contul bancar, respectiv a sumei ce depăşeşte plafonul stabilit de către comitetul executiv.

– la întocmirea registrului de casă există erori de calcul în mod repetat, respectiv: la 30 oct.2015 s-a înregistrat un sold debitor în valoare de 28.342,90 lei, iar în urma verificării noastre am constatat că soldul corect este în valoare de 30.841,12 lei; la data de 23 martie 2016 s-a înregistrat în registrul de casă un sold debitor în valoare de 35.219,47 lei, iar în urma verificării noastre am constatat că soldul corect este în valoare de 39.588,81 lei (rezultă o diferenţă în minus în registrul de casă în valoare de 4.369,34 lei, sumă care reprezintă lipsă în gestiune);

S-a dispus: depunerea de către administrator a sumei de 4.369,34 lei, reprezentând lipsă în casă, conform constatării.

– s-au înregistrat unele plăţi aferente salariilor, fără a fi anexate documente justificative (lipsesc statele de plată din lunile aprilie 2015, oct. 2015, nov. 2015, documente prin care se justifică achitarea salariilor în numerar).

– la data de 29.04.2015 s-a înregistrat plata facturii de gaz în valoare de 459,12 lei, fără a se ataşa documentul justificativ de plată la registrul de casă;

– pentru curăţenia unor scări de bloc (pentru care există contract de prestări servicii) există situaţii în care au fost înregistrate plăţi către furnizor, fără a se ataşa documentul justificativ de plată la registrul de casă;

– s-au înregistrat în registrul de casă, în mod necronologic, documente justificative de plată (bon fiscal, chitanţă) la altă dată decât au fost ele efectuate, cu un decalaj de câteva zile, uneori chiar şi de câteva luni (ex. data cheltuielii angajate: 25.09.2014 – data înregistrării în registru de casă 30.12.2015; (16.06.2015, data chelt. angajate – 29.12.2015, data înregistrare registrul de casă);

– la data de 30.12.2015 administratorul a înregistrat printr-o dispoziţie de plată în registrul de casă, în mod eronat, plata salariului în numerar în sumă de 1.387,00 lei (salariul net), reprezentând salariul aferent lunii decembrie 2015 cuvenit (?) administratorului (…);

S-a dispus: verificarea riguroasă, lunară, de către cenzor a modului de întocmire a registrului de casă.

– la data de 15.02.2016 s-a achiziţionat un obiect de inventar (paravan) care a fost achitat în numerar cu dispoziţie de plată (450 lei), fără a deţine un document justificativ de plată care să poată fi ataşat la registrul de casă;

S-a dispus: recuperarea sumei de 450 lei, reprezentând achiziţie paravan efectuată fără documente justificative de plată.

2. cu privire la repartizarea cheltuielilor de întreţinere:

– din facturi, chitanţe, bonuri fiscale, state de plată, respectiv din listele de plată, s-a putut determina concret, pentru fiecare lună în parte, dacă cheltuielile efectuate de asociaţie au fost egale cu cheltuielile repartizate de administrator în regiile lunare, constatându-se diferenţe. (…) Această situaţie a fost generată şi de faptul că registrul fondului de reparaţii nu a fost completat la zi, aşa încât nu se cunoştea soldul acestui fond pentru fiecare bloc şi nici ce sume au fost scăzute din acest fond;

S-a dispus: a) prezentarea de către administrator a tuturor cheltuielior lunare care urmează a fi repartizate în regii, spre aprobare comitetului executiv;

b) întocmirea unei evidenţe stricte a fondului de reparaţii pentru fiecare bloc, precum şi pentru fiecare apartament, cu menţionarea distinctă a fiecărei cheltuieli scăzute din acest fond.

– din statele de plată pentru cele două persoane angajate cu contract de mandat (preşedinte şi cenzor) s-a constatat o eroare de calcul către bugetul de stat, în sensul că se calculează contribuţiile angajatorului ca în cazul contractului de muncă, ajungându-se să se plătească la bugetul de stat mai mult decât ar fi obligatoriu;

S-a dispus: întocmirea corectă a statelor de plată pentru personalul angajat cu contract de mandat, conform legii.

– aplicarea penalităţilor la plăţile restante ale proprietarilor se face aleatoriu, respectiv pentru restanţe de 2-3 luni nu se percep deloc penalităţi, iar pentru perioade mai mari, se percep doar unora dintre proprietari. Astfel, din chitanţierele prezentate am identificat mai multe situaţii în care nu s-au încasat penalităţi, deşi existau restanţe pe perioade mari de timp (sunt date câteva exemple);

S-a dispus: încasarea penalităţilor conform normelor legale, fără abateri.

3. cu privire la fondurile asociaţiei

Tot pe perioada de verificare, menţinată la începutul materialului, s-a mai constatat că deşi existau bani suficienţi în casieria asociaţei, nu s-au efectuat la timp facturile emise de către furnizorii de servicii. Astfel pentru furnizorul de apă s-au plătit următoarele penalităţi: oct. 2015 = 129,89 lei, nov. 2015 = 279,52 lei, dec. 2015 = 334,12 lei, ian. 2016 = 351,43 lei.

S-a dispus: achitarea la termen a facturilor către furnizorii de utilităţi pentru a preîntâmpina aplicarea de penalităţi din partea acestora; în situaţia în care, deşi exista numerar în casieria asociaţiei şi nu se fac plăţi către furnizori, fapt care generază aplicarea de penalităţi, aceste penalităţi trebuie imputate persoanei vinovate, conform normelor legale.

Cele de mai sus denotă neglijența administratorului privind organizarea și conducerea contabilității asociației de proprietari, cu atragerea răspunderii prevăzută de legislația în vigoare”, se precizează în Raportul de Constatare privind rezultatele verificării situației financiar contabile și de gestiune la Asociația de Proprietari nr. 36 Tolstoi.