Acte de stare civilă 2024: cereri și documente înregistrate online, din septembrie. Cum va funcționa sistemul informatic integrat

Acte de stare civilă 2024: Ministerul Afacerilor Interne a pus în consultare publică Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă. Ce târziu în 24 septembrie 2024 ar urma să fie impementat Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (SIIEASC).

Acesta va permite depunerea cererilor pentru acte de stare civilă online și tipărirea din sistem a acestora. Astfel, documentele ar urma să fie obținute mai ușor și mai rapid.

Se prevede ”instituirea posibilității de întocmire a actelor de stare civilă în format electronic, dar și a celorlalte facilități”.

Normele stabilesc:

• modul de transferare a atribuțiilor din competența autorităților administrației publice centrale în cea a autorităților administrației publice locale
• mecanismul de simplificare a procedurilor specifice domeniului de stare civilă, astfel încât timpul alocat soluționării unor categorii de cereri să fie redus semnificativ
• efectuarea comunicărilor directe necesare actualizării Registrului Național de Evidență a Persoanelor
• definirea componentelor și funcționalităților SIIEASC
• condițiile tehnice necesare informatizării stării civile
• fluxurile de comunicații între autoritățile administrației publice
• modalitatea de eliberare a certificatelor de stare civilă, în scopul facilitării obținerii acestora de către persoane care justifică un interes, precum și la solicitarea instituțiilor cu competențe în domeniul ordinii publice și securității naționale
• conținutul și modul de întocmire a Registrelor de stare civilă exemplarul I și II
• modul de păstrare a Registrelor de stare civilă exemplar nr.I
• competența soluționării cererilor de transcriere a certificatelor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, pentru persoanele care au redobândit cetățenia română, în situația în care acestea au obținut, ulterior redobândirii, documente de identitate românești
• forma și conținutul certificatelor de stare civilă, certificatului de divorț, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, extraselor pentru uz oficial, extraselor pentru uz extern, sigiliului stării civile și parafei ofițerului de stare civilă, adeverinței de înhumare, certificatului privind componența familiei, adeverinței cu privire la statutul civil.

Cum va funcționa sistemul. Proiecte pilot în țară

Sistemul conține un portal extern și un portal instituții partenere (destinat instituțiilor și autorităților publice)

Portalul extern permite interacțiunea cetățenilor și a medicilor cu structurile de stare civilă într-un format standardizat și cu respectarea cerințelor privind identificarea utilizatorului;

Prin portalul extern cetățeanul are posibilitatea

• depunerii cererii și a documentelor necesare pentru înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă
• depunerii cererilor și documentelor necesare constatării divorțului pe cale administrativă de către ofițerul de stare civilă
• depunerii actelor ce implică înscrierea de mențiuni pe actele de stare civilă

Portalul instituțiilor partenere expune o interfață generică de căutare a persoanelor în S.I.I.E.A.S.C., dedicată instituțiilor.

Aplicația offline este componenta S.I.I.E.A.S.C. care permite

• înregistrarea și emiterea actelor de stare civilă
• eliberarea certificatelor de stare civilă și a adeverinței de înhumare/incinerare
• în cazul apariției unor disfuncționalități la nivelul sistemului central S.I.I.E.A.S.C. sau întreruperi temporare a liniilor de comunicații ori alte cazuri similare.

Din 31 martie 2024, dacă normele sunt aprobate, se vor putea derula proiecte pilot în județe, pentru punerea în funcțiune a sistemului informatic integrat.

Ce permite sistemul

S.I.I.E.A.S.C. asigură, prin proceduri informatice, următoarele funcţionalităţi:

• atribuirea automată a numărului și datei înregistrării actelor de stare civilă, a seriei și numărului certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a numărului certificatelor electronice de stare civilă
• generarea automată a textelor de mențiuni
• actualizarea în timp real a S.N.I.E.P., de la data înregistrării actului de stare civilă privind cetăţenii români, sau a modificărilor intervenite în statutul civil al acestora ori ca urmare a schimbării numelui
• generarea automată a C.N.P.
• transmiterea buletinelor statistice de naştere, căsătorie, deces şi divorţ Institutului Naţional de Statistică, în conformitate cu reglementările legale în vigoare
• transmiterea către Centrul Naţional de Administrare a Registrelor Naţionale Notariale, după înregistrarea evenimentului de stare civilă, a extrasului de pe actul de căsătorie și a convenției matrimoniale, după caz, a certificatului de divorţ în urma constatării de către ofiţerul de stare civilă a divorțului pe cale administrativă, precum şi a informațiilor privind decesul persoanei
• returnarea automată a C.N.P. către unitatea sanitară/medicul care a transmis electronic certificatul medical constatator al nașterii, odată cu întocmirea actului de naștere

MAI a anunțat, la finalul anului trecut, că implementarea sistemului uremază să se finalizeze, la nivel național, cel mai târziu la data de 24 septembrie 2024.

Formatul actelor de stare civilă

Normele stabilesc și formatul și conținutul actelor de stare civilă, eliberate prin sistemul informatic.

Hârtia specială necesară tipăririi certificatelor și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă se realizează cu o tentă de culoare

• albastru – pentru cele de naştere
• roz – pentru cele de căsătorie
• cenuşiu – pentru cele de deces
• verde – pentru certificatele de divorț

Materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie să asigure rezistenţa la uzură fizică.

Model certificat de naștere (format electronic)

Model certificat de căsătorie (format electronic)

Model certificat de divorț (format electronic)

Model certificat de deces (format electronic)

Schimbarea formei certificatului de naștere

În documentație se precizează că schimbarea formei certificatului de naștere a fost necesară ca urmare a identificării unui număr mare de erori în cadrul certificatelor de stare civilă care se emit în prezent, fără infrastructură informatică.

Această măsură se impune pentru a fi făcută o delimitare între certificatele de stare civilă emise până în prezent și cele care vor fi emise prin infrastructură informatică.

”Având în vedere gradul înalt de erori constatate cu privire la certificatele de stare civilă care au fost emise până în prezent, se apreciază că prin schimbarea formei certificatelor de stare civilă toate erorile din materia stării civile vor fi eliminate/rectificate într-o perioadă de 5 ani”, potrivit notei de fundamentare.