Primăria Sebeș cumpără servicii de digitalizare a documentelor din arhiva instituției. Măsuri pentru reducerea birocrației

Primăria Sebeș cumpără servicii de digitizare/digitalizare pentru documentele din arhiva municipiului. Se dorește reducerea birocrației în relația cu cetățenii și implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor instituției. 

Primăria Sebeș a lansat miercuri, 13 aprilie, în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) o licitație pentru achiziția de servicii de digitizare/digitalizare documente în cadrul proiectului „Administrație deschisă pentru cetățenii municipiului Sebeș”.

Valoarea totală este estimată la 390.000 de lei, fără TVA. 

Potrivit descrierii, digitizare/digitalizarea documentelor din arhiva municipiului Sebeș contribuie la simplificarea procedurilor administrative la nivel local și reducerea birocrației în relația cu cetățenii, este o măsură de tip back-office, cu caracter general, creată și implementată în concordanță cu documentul „Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor”.

Activitatea va avea durata de maxim 6 luni și trebuie să asigure următoarele servicii: scanarea documentelor, indexarea/extragerea datelor relevante, organizarea acestora pentru acces automat în baza de date, implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, așa cum este cerut de Legea Arhivelor Naționale, completată cu instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, licența soft și servicii dezvoltare și implementare, customizare și configurare soft conform specificului de activitate, etc.

Servicii de digitizare/digitalizarea profesionale vor presupune îndosariere, legare, numerotare, completare date, inventariere și scanare pentru 6.000 de unități arhivistice.

O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250 – 300 de file. 6.000 de unități arhivistice reprezintă 300 de metri liniari.

Conform contractului de finanțare, documentele vizate vor avea o vechime mai mare de 10 ani (reprezintă dosare de proprietate, dosare conținând documente de patrimoniu al municipiului, dosare ale hotărârilor consiliului local și anexele acestora, documente juridice care fac obiectul muncii curente a compartimentelor funcționale).

Nu vor face obiectul acestei activități documentele care fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice.

Procesele acoperite de serviciul de digitizare/digitalizare documente: registratură, clasificare conform nomenclatorului evidență unități arhivistice, selecționare, acces, păstrare.

Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor / grupărilor de documente din care fac parte.

Metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică și administrare prin interfața acesteia.

Serviciile de digitizare/digitalizare documente pentru eficientizarea serviciilor de bază din cadrul instituției vor asigura:

• arhivarea dosarelor fizice și integrarea informațiilor în baza de date;
• realizarea efectivă a bazei de date (stocarea electronică a documentelor curente și arhivate; trierea prelucrarea și prezentarea documentelor);
• fluxul de documente (primire / transmitere documente; accesarea documentelor);
• integrarea acestui serviciu de digitizare/digitalizare documente cu cel existent în cadrul instituției și integrarea informațiilor în baza de date.

 Fiți la curent cu ultimele noutăți. Urmăriți Alba24 și pe Google News