Profesor universitar dr. Adela Socol, contributor Alba24.ro: E-factura, E-coșmarul – situația din luna iulie 2024

E-factura, E-coșmarul: Pentru antreprenorii români contează mai puțin faptul că obligativitatea e-factura în relația B2B (Business-to-Business) vine dintr-o cerință expresă pe care România a formulat-o Comisiei Europene, pentru a primi o derogare de a aplica acest mecanism și că nu este o cerință obligatorie în toată Uniunea Europeană.

Următoarele câteva repere tehnice redau situația de detaliu asupra substratului guvernamental care a generat fenomenul e-factura, cu scopul de a înțelege sursa dificultăților prin care trec antreprenorii în implementarea sistemului e-factura.

Pe antreprenori îi interesează în special optimizarea rezultatelor afacerilor lor, iar dificultățile logistice pe care mulți le experimentează de la data de 1 iulie 2024 nu au putut fi estimate nici pe departe.

Desigur, a existat o perioadă de 6 luni, s-o numim “experimentală”, în care companiile s-au familiarizat cu sistemul e-factura și s-au acomodat cu carențele noului sistem, în procesele de transmitere a facturilor emise.

În aceste prime zile de iulie, se confruntă cu noi situații dificile, de data aceasta în gestiunea facturilor primite prin sistemul e-factura, aspecte care vor fi analizate în cea de a doua parte a prezentului articol.

România a solicitat derogare Comisiei Europene pentru a putea aplica sistemul e-factura

Prin scrisoarea înregistrată de Comisia Europeană la 14 ianuarie 2022, România a solicitat o autorizație pentru o măsură specială de derogare de la articolele 178, 218 și 232 din Directiva 2006/112/CE, în vederea instituirii facturării electronice obligatorii pentru toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României („măsura specială”).

Măsura specială a fost solicitată inițial pentru perioada cuprinsă între 1 iulie 2022 și 31 decembrie 2025.

Prin scrisoarea înregistrată de Comisie la 30 septembrie 2022, România a informat Comisia că derogarea solicitată de la articolul 178 din Directiva 2006/112/CE nu mai este necesară. În plus, România a solicitat ca autorizația să fie acordată pentru perioada cuprinsă între 1 ianuarie 2024 și 31 decembrie 2026, în locul perioadei solicitate inițial.

La 27 iulie 2023 a fost publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 188, Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1553 a Consiliului din 25 iulie 2023 de autorizare a României să introducă o măsură specială de derogare de la articolele 218 și 232 din Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată. (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32023D1553)

Directiva europeană nu prevede obligativitatea facturării electronice în relația B2B. România a primit de la Comisia Europeană derogare de la articolul 218 din Directiva 2006/112/CE și a fost autorizată să accepte numai facturi emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României sub formă de documente sau mesaje în format electronic.

De asemenea, România a primit derogare de la articolul 232 din Directiva 2006/112/CE și a fost autorizată să prevadă că utilizarea facturilor electronice emise de persoane impozabile stabilite pe teritoriul României nu fac obiectul acceptării de către destinatarul stabilit pe teritoriul României.

România a susținut la Comisia Europeană că facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile dintre persoane impozabile stabilite în România, împreună cu obligația de a raporta datele privind tranzacțiile respective către autoritățile fiscale, ar fi benefică în privința combaterii fraudei și a evaziunii fiscale în domeniul taxei pe valoarea adăugată (TVA).

Aceasta ar permite autorităților fiscale să verifice coerența dintre TVA declarată și TVA datorată în timp util și în mod automat.

O astfel de verificare automată ar îmbunătăți semnificativ competențele analitice ale autorităților fiscale române.

În plus, introducerea facturării electronice obligatorii ar fi un instrument puternic pentru urmărirea în timp real a lanțurilor de fraudare în materie de TVA, permițând autorităților fiscale să ia măsuri imediate pentru a identifica și pentru a stopa participarea persoanelor impozabile la astfel de activități frauduloase.

România considera în scrisorile către Comisia Europeană că introducerea măsurii speciale de facturare electronică ar aduce beneficii și persoanelor impozabile, prin digitalizarea proceselor de facturare și prin reducerea sarcinii lor administrative, asigurând, în același timp, un mediu concurențial echitabil pentru persoanele impozabile.

Digitalizarea proceselor de facturare ar permite plăți mai rapide, economii legate de costurile de transmitere, prelucrarea rapidă și ieftină a datelor cuprinse în facturi și costuri reduse de arhivare pentru persoanele impozabile.

Introducerea măsurii speciale ar conduce la eliminarea obligației actuale de raportare a informațiilor privind livrările și prestările interne, reducând sarcina administrativă pentru persoanele impozabile.

Verificarea facturilor primite prin e-factura se poate transforma într-un coșmar logistic. Pornind de la precedentele considerente guvernamentale care stau la baza implementării e-factura în relația B2B, tentația primară este de a extrage concluzia că e-factura reprezintă un sistem care aduce beneficii companiilor.

Deocamdată, realitatea multor afaceri din România ne arată însă că, începând cu data de 1 iulie 2024, gestionarea facturilor primite în sistemul e-factura poate fi un coșmar logistic.

De ce ne referim doar la facturile primite?

Deoarece, în procesul de conformare fiscală, companiile care se înscriu în tendința de respectare a reglementărilor legale, au avut acea perioadă de 6 luni în care s-au organizat și au experimentat transmiterea în sistemul e-factura a facturilor emise, așa încât segmentul transmiterii facturilor comportă mai puține nebuloase decât cel al facturilor primite.

Sancțiuni RO e-factura

Recapitulăm sancțiunile pentru nerespectarea prevederilor OUG 120/2021 privind  administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-factura:

– Pentru emitentul facturii/vânzător: netransmiterea facturii prin sistemului Ro e-factura amendă 15% din valoarea totală a facturii; nerespectarea termenului de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii pentru transmiterea unei sau mai multor facturi în cursul unei luni calendaristice facturii prin sistemul Ro e-factura. amenzi după cum urmează:  de la 5.000 lei la 10.000 lei – contribuabili mari, de la 2.500 lei la 5.000 lei – contribuabili mijlocii, respectiv de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru ceilalți contribuabili.

– Pentru destinatarul facturii/cumpărător: primirea și înregistrarea unei facturi care nu a fost transmisă prin sistemului Ro e-factura, amendă 15% din valoarea totală a facturii și, suplimentar, imposibilitatea de a-și exercita dreptul de deducere al TVA înscrisă pe factură.

Experiența acestor prime zile de iulie ne arată că modul de lucru al furnizorilor de bunuri și servicii este eterogen – unii au continuat să transmită facturi fie fizic, listate pe format hârtie, fie prin email (conform procedeelor anterioare sistemului e-factura), alții transmit facturile doar prin e-factura (unii în termenul legal de 5 zile calendaristice, alții după acest termen) și alții nu transmit facturile prin e-factura (deși bunurile au fost livrate ori serviciile au fost prestate).

În pofida amenzilor substanțiale, amenzi care nu beneficiază de prevederile OG 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor și nu pot fi plătite la jumătate din valoare, cea mai drastică sancțiune rămâne totuși în sarcina destinatarului facturii/cumpărător și anume pierderea dreptului de a deduce TVA de pe facturile care nu au fost primite prin intermediul sistemului Ro e-factura, indiferent de valoarea TVA-ului înscris în factură.

Din păcate. legiuitorul nu a legiferat în prezent mecanisme legale prin care un cumpărător să poată interveni să constrângă sau să impună furnizorului transmiterea facturilor prin sistemul RO e-factura.

În continuare. companiile experimentează dificultăți de ordin tehnic ale funcționării sistemului Ro e-factura cum ar fi:

• desele întreruperi în funcționarea SPV,
• inconsistența în rutinele de verificare a facturilor duplicat implementate de ANAF pentru evitarea dublării facturilor electronice cu serie, număr, dată identice și valori identice (am testat personal sistemul prin transmiterea a 2 facturi cu aceeași serie, același număr, aceeași dată de emitere, aceleași valori – diferența între ele constând doar într-un singur caracter la descrierea produsului/serviciului facturat și am avut surpriza ca ambele facturi să fie acceptate și validate de către sistemul Ro e-factura),
• imposibilitatea tehnică de a descărca versiunea editabilă (PDF) a anumitor facturi de tipul credit-note (deși fișierul xml e valid), facturi emise eronat pentru cumpărători care nu au avut nicio relație comercială cu vânzătorul etc.

Prin urmare, fiecare antreprenor trebuie să aloce resurse materiale, umane și implicit financiare, pentru a organiza fluxul trierii facturilor primite prin e-factura și a le compara cu cele despre care are informații că ar trebui să existe.

Analiza acestui fenomen pare simplă în teorie și rezolvarea problemei ar necesita management, coordonare, instruire de personal, alocare de calculatoare, certificate digitale, softuri de preluare automată a facturilor primite din SPV etc.

Nu negăm faptul că există afaceri în care toate aceste alocări de resurse au condus la o bună gestiune a sistemului e-factura.

Subliniem însă faptul că, un număr substanțial de antreprenori, din companii cu puncte de lucru diverse, cu angajați mai mult sau mai puțin pregătiți pentru a opera cu informații specifice din e-factura, cu mai puține cunoștințe de management și coordonare a salariaților etc., se declară depășiți de situația prezentă și nu pot gestiona informațiile care vor conduce la deducerea TVA-ului.

Gestiunea eficientă a facturilor primite și transmise prin e-factura implică din partea antreprenorilor costuri suplimentare.

Greu de înțeles pentru mediul de afaceri, acest experiment fiscal se implementează nu cu resurse alocate din banii publici, ci cu costuri adiacente pentru afaceri, deloc neglijabile, legate de softuri de specialitate, consultanță, personal suplimentar, instruirea personalului, achiziții de calculatoare și configurarea de rețele informatice etc.

Profesor universitar dr. Adela Socol – contributor Alba24