170.000 de dosare din arhiva Primăriei Blaj, scanate pentru a putea fi consultate în format electronic. Cât costă digitalizarea

Primăria Blaj a lansat o nouă licitație pentru scanarea a 170.000 de dosare din arhivă. Se urmărește crearea unei arhive de copii electronice fidele ale documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului. Retro-digitalizarea documentelor va asigura totodată protecția documentelor originale, prin eliminarea sau reducerea consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original.

Prin digitalizare se va elimina costul de copiere a documentelor în procesul de consultare și se va asigura gestionarea accesului la documentele arhivate electronic. Administrarea documentelor retro-digitalizate se va putea face prin interfața unui modul de arhivă electronică.

Primăria Blaj a lansat vineri, 7 mai, în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP), o nouă licitație pentru achiziția de servicii de digitalizare a documentelor din arhivă, în cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administrație publică inteligentă și participativă”.

Valoarea totală estimată este de 800.900 de lei, fără TVA. 

Citește și Primăria Blaj vrea să reducă birocrația: 170.000 de dosare din arhivă vor fi digitalizate. Cât va costa noua arhivă digitală

În acest moment, Primăria Blaj are în derulare proiectul finanțat prin POCA „Municipiul Blaj – Administrație publică eficientă – etapa a II-a” (inițiat în anul 2018), proiect complementar cu cel propus, ce are ca obiectiv „simplificarea procedurilor administrative, reducerea birocratiei si cresterea calitatii serviciilor oferite pentru cetățeni de către administrația publică locală a municipiului Blaj”. Proiectul prevede operationalizarea la nivelul municipiului Blaj a unor fluxuri de lucru online și care să furnizeze digital, front și back office o bună parte din serviciile furnizate cetățenilor, respectiv o platformă integrată pentru servicii electronice, o soluție de plată electronică pentru taxele colectate la bugetul local, notificări termene de plată, mecanisme urmărire grad de colectare (pentru stimularea colectării impozitelor și taxelor locale), semnătura electronică a documentelor relevante.

Prin proiectul „Municipiului Blaj – Administrație publică inteligentă și participativă”, se urmărește crearea unei arhive electronice a documentelor instituției, activitatea având ca scop retrodigitalizarea arhivei serviciilor publice, constând în: scanarea, indexarea, validarea și reconstituirea fizică a documentelor din arhiva istorică relevantă pentru furnizarea serviciilor electronice (care prezintă valoare operațională în prezent).

Vor fi digitalizate documentele aflate în termenul de păstrare, cu termen de păstrare de cel puțin 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice. Nu vor fi digitalizate documente mai vechi de 10 ani.

Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte.

Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică de arhiva electronică existentă și administrate prin interfața acesteia.

Potrivit caietului de sarcini, necesitatea retrodigitalizării documentelor din arhivă, vine din următoarele nevoi identificate la nivelul administrației publice locale:

• realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor;
• asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original;
• evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor în procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanării documentelor vechi (xerox obișnuit);
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare;
• gestionarea accesului la documentele arhivate electronic;
• administrarea documentelor retro-digitalizate prin interfețele unui modul de arhivă electronică

Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170.000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată. Estimarea documentelor este volumetrică.

Un dosar are ȋn medie 2 pag. A4 sau A3 şi 2 pag. de dimensiuni mai mari (adică 6 pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.